司法部、国家档案局近日印发新修订的《公证档案管理办法》，积极推进公证电子档案信息化建设，主要内容如下：明确信息化建设要求与效力：设专章规定公证档案信息化建设的整体性要求和原则性规定，明确公证电子档案与传统载体公证档案具有同等效力，倡导推进公证档案数字化，并对已数字化档案的备查提出要求。适应行业发展与管理要求变化：随着公证行业发展，各地公证机构在线办理形成大量电子档案，且传统档案数字化存储有诸多优势，如节约成本、促进减证便民等，此次修订顺应了这一趋势，将电子化与数字化转型作为重要内容。完善档案管理其他相关方面： 调整保管期限：依据新修订的档案法及其实施条例，大幅缩短公证档案保管期限，由永久、60 年和 20 年相应调整为永久、30 年和 10 年，并制作《公证档案保管期限表》作为附件。 明确管理部门职责：完善公证档案管理部门职责任务，国务院司法行政机关负责制定全国统一制度，与国家档案主管部门共同监督、指导和检查全国公证档案工作；县级以上地方相关部门对本区域内工作进行监督等，公证协会配合开展指导和培训。 规范利用规则：完善公证档案利用规则，不同主体利用程序和条件不同，如本公证机构工作人员利用需履行审批等手续；司法行政机关等部门因工作需要利用有相应登记要求；当事人申请利用也有明确程序等。 规范委托服务管理：公证机构可购买档案服务企业服务，但要严格审核其信息安全保障能力和业务资质，签订委托协议并全过程监督。 规范销毁程序：对于保管期限届满的公证档案，经鉴定无保存价值的应销毁，但销毁前需留存公证书正本等。该办法自 2025 年 6 月 20 日起施行。
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